Najčešće greške privrednika kod e-faktura i kako ih izbeći

Elektronsko fakturisanje danas je sastavni deo poslovanja velikog broja preduzetnika i firmi u Srbiji. Iako je njegov cilj da ubrza administraciju, smanji količinu papira i olakša praćenje poslovanja, u praksi se i dalje javljaju greške koje mogu dovesti do odbijanja faktura, kašnjenja naplate ili dodatnog administrativnog posla.

Većina tih problema može se izbeći jednostavnom organizacijom i pažljivijom kontrolom procesa.

Pogrešni ili nepotpuni podaci

Jedan od najčešćih razloga za odbijanje fakture jesu netačni podaci. Pogrešan PIB, naziv firme, datum prometa, iznos ili drugi osnovni elementi mogu dovesti do potrebe za ispravkama i ponovnim slanjem dokumentacije.

Posebnu pažnju treba obratiti kada se radi sa novim klijentima ili partnerima. Nekoliko minuta provere pre slanja fakture često može uštedeti sate kasnijeg rešavanja problema.

Dobra praksa je da firme vode ažurnu bazu podataka o svojim kupcima i da pre slanja svake fakture provere ključne informacije.

Nedovoljno praćenje statusa faktura

Mnogi smatraju da je posao završen onog trenutka kada je faktura poslata. Međutim, jednako je važno proveriti da li je faktura prihvaćena, odbijena ili još uvek čeka obradu.

Ukoliko dođe do odbijanja, važno je što pre utvrditi razlog i izvršiti potrebne ispravke. U suprotnom može doći do nepotrebnog kašnjenja naplate i komplikacija u komunikaciji sa kupcem.

Zbog toga se preporučuje redovno praćenje statusa izdatih faktura, makar jednom dnevno ili nekoliko puta nedeljno.

Nejasna podela odgovornosti

U manjim firmama često više osoba učestvuje u procesu fakturisanja. Jedna osoba priprema podatke, druga šalje fakture, treća prati naplatu, a četvrta sarađuje sa knjigovođom.

Kada odgovornosti nisu jasno definisane, povećava se mogućnost grešaka i previda.

Bez obzira na veličinu firme, korisno je jasno odrediti ko je odgovoran za unos podataka, ko vrši proveru, a ko prati status izdatih faktura i naplatu.

Nedovoljna saradnja sa knjigovođom

Elektronsko fakturisanje ne treba posmatrati kao izdvojeni administrativni proces. Ono je direktno povezano sa vođenjem poslovnih knjiga, poreskim obavezama i finansijskim izveštavanjem.

Zbog toga je važno da knjigovođa ima pravovremene informacije o izdatim, prihvaćenim, odbijenim ili storniranim fakturama.

Redovna komunikacija omogućava da se eventualne greške otkriju na vreme i spreče kasnije korekcije koje mogu oduzeti mnogo više vremena.

Kako smanjiti broj grešaka

Najbolji rezultati postižu se kada firma uspostavi jednostavnu i doslednu proceduru:

• proveriti osnovne podatke pre slanja fakture,
• redovno pratiti status poslatih dokumenata,
• jasno definisati odgovornosti zaposlenih,
• održavati dobru komunikaciju sa knjigovođom,
• voditi urednu evidenciju izdatih računa.

Elektronsko fakturisanje može značajno pojednostaviti poslovanje i smanjiti administrativno opterećenje. Kada su procesi jasno postavljeni, ono postaje koristan alat koji pomaže firmama da rade efikasnije, sa manje grešaka i boljom kontrolom naplate.

Tekst pripremio stručni tim kompanije eKompanija. Više informacija o elektronskom fakturisanju i digitalnim alatima za poslovanje dostupno je na njihovom sajtu.